Đổi vị trí văn phòng hoặc lựa chọn văn phòng mới cho công ty mới thành lập yêu cầu nhiều các tiêu chí cụ thể và cần cân nhắc kĩ lưỡng. Dưới đây là 6 chú ý cần tránh khi quyết định chọn lựa văn phòng mà thường hay mắc phải.
Không xác định rõ tiêu chí thuê văn phòng
Cần có toàn bộ tiêu chí thuê phòng cụ thể rõ ràng trên nhu cầu sử dụng sẽ giúp việc tìm kiếm và lựa chọn văn phòng nhanh chóng hơn, tránh những chi phí phát sinh, chi phí dư thừa trong quá trình thuê văn phòng. Các tiêu chí cần ưu tiên, tiêu chí có thể xem xét bỏ qua để có một văn phòng làm việc phù hợp.
Mong muốn vượt qua khả năng chi trả
Tâm lí của phần lớn khách hàng khi tìm phòng luôn là cố 1 chút và mong muốn vượt quá khả năng chi trả. Với người có ngân sách thuê 12-14$/m2/tháng luôn thấy các văn phòng giá từ 15-16$/m2/tháng phù hợp hơn với nhu cầu của họ. Họ sẽ cần tìm nơi có view đẹp, phòng mới, đẹp, giá rẻ… Nhưng với kinh nghiệm thiết kế phân phối văn phòng thì thật sự mỗi phân khúc thì lại có một mức giá riêng xứng đáng với những gì văn phòng có như đẹp sẽ đắt, rẻ sẽ không đủ tiêu chuẩn cao. Quan trọng chính là mong muốn của bạn cần vừa đủ với chi phí chi trả của doanh nghiệp, quyết định lựa chọn sẽ giúp quá trình tìm văn phòng nhanh chóng, thuận lợi.
Không dự trù trước quy mô doanh nghiệp, số lượng nhân viên
Mỗi lần chuyển văn phòng chi phí không hề thấp khi bạn phát sinh nhu cầu về làm nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ tài liệu, máy móc,… Vì vậy khi quyết định thuê văn phòng bạn cần tính toán diện tích thuê sao cho phù hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự trong ít nhất từ 1-2 năm. Nếu doanh nghiệp không có sự dự trù sẽ dẫn tới cảnh nhân viên quá đông, không đủ chỗ ngồi, không đủ không gian làm việc cần lên kế hoạch tìm văn phòng mới.
Không quan tâm tới nhu cầu nhân viên
Khi thuê văn phòng đa phần chúng ta quan tâm tới hình ảnh, chi phí và tiêu chí làm việc cùng đối tác sao cho thuận tiện dễ dàng tuy nhiên lại có phần bỏ lơ nhu cầu của nhiên viên. Để thu hút nhân tài, những người gắn bó lâu dài tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Cần cân nhắc các tiêu chí trước khi chuyển như:
- Khoảng cách đi làm của các nhân viên so với công ty cũ có bị quá xa?
- Không gian làm việc có đủ thoáng mát, thoải mái để mang lại hiệu suất làm việc cao?
- Vị trí ăn uống, các dịch vụ ngân hàng, gửi xe,… xung quanh chất lượng, giá cả thế nào?
Dành ít thời gian cho thăm quan đánh giá văn phòng trước khi thuê
Một số doanh nghiệp chỉ xem văn phòng qua hình ảnh, qua quản lí chỉ 20-30 phút sau đó quyết định thuê mà không có ghi chép, phân tích. Có thể thấy sự quyết đoán, nhanh chóng của doanh nghiệp nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro phát sinh. Để chắc chắn chúng ta cần đánh giá kĩ các ưu nhược điểm tòa nhà từ nhiều khía cạnh và cả lí trí và cảm xúc thay vì cái nhìn nhất thời:
- Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá
- Dành đủ quỹ thời gian xem xét nhiều góc độ, làm việc kĩ với quản lí tòa nhà
- Nhờ thêm đồng nghiệp, người có kinh nghiệm, người am hiểu về văn phòng tư vấn tham khảo ý kiến
Lập bảng so sánh giữa các văn phòng để có sự lựa chọn tốt nhất
Chuyển tiền cọc, kí hợp đồng khi chưa xem xét đàm phán kĩ lưỡng
Đàm phán thuê văn phòng cần qua 2 bước chính như: Ký thư mời thuê, đặt cọc giữ 1 tháng tiền thuê, kí hợp đồng đặt cọc tiếp theo dài hạn. Chủ doanh nghiệp cần xem xét kĩ hợp đồng các điều khoản thống nhất thương lượng tránh những vấn đề phát sinh mâu thuẫn sau khi hoàn thành thủ tục thuê nhà dẫn đến nhiều vấn đề pháp lí không đáng có.
Trên đây là 6 tiêu chí các chủ doanh nghiệp thường gặp phải và ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thuê văn phòng. Tại Zen Tower chúng tôi luôn lưu ý và định hướng khách hàng giúp khách hàng hài lòng nhất và tìm được đúng văn phòng mong muốn.
